CASE STUDY: EESTI ÕIGUSTEADLASTE PÄEVADE KORRALDUS COVID-19 TINGIMUSTES
Konverentsi- ja ürituskorraldusfirmal Publiconil oli selle aasta oktoobriks korraldusülesanne: korraldada Tartus üle 600 osalejaga Eesti Õigusteadlaste Päevad. Üritus otsustati korraldada tavapärases konverentsiformaadis, rakendades kõiki mõistlikke ja põhjendatud viiruse levikut tõkestavaid meetmeid, mis ei vähendaks osalejate konverentsielamust. Küsisime Publiconi partnerilt Mereli Kivilt, kuidas konverents korraldati ja milliseid nõuandeid nad annaksid oma tiimi poolt teistele konverentsikorraldajatele, kes paregusel ajal üritusi korraldamas on.
Mis on COVID-19 ajal teisiti?
Korraldamisprotsessis sai selgeks, et osalejad soovivad endiselt üritustest füüsiliselt osa võtta. Soovivad, et ürituse külastamise kogemus oleks samaväärne varasemaga. Pisut enam kui poole aastaga on paljudel tekkinud nn virtuaalne väsimus.
Eesti Õigusteadlaste Päevad on alati olnud kolleegide, kursuse- ja ametikaaslaste kohtumispaik. Sisuliste debattide kuulamise kõrval on oluline koht saalivälisel suhtlusel. Kui tavaliselt on korraldajate ülesanne soodustada üritusel kontaktide loomist ja aktiivset suhtlemist, siis COVID-19 ajal on ülesanne inimesi hajutada.
Ühe 500+ konverentsi korraldus algab reeglina vähemalt aasta enne toimumist üsna täpse lähteülesande püstitamisega. COVID-19 ajal peavad korraldajad olema valmis, et kõik võib kuni viimase hetkeni muutuda. Pidevalt pidi töös olema mitu alternatiivset versiooni. Analüüs, riskide hindamine ja võimalike stsenaariumite läbimäng. Kokkulepped ja valmisolek, et kogu üritus või mõned selle osad tuleb viimasel hetkel ära jätta. Või teha uute reeglite tõttu teisiti.
Terviseohutuse tagamine eeldab korraldusmeeskonnas uusi täiendavaid rolle ning tavapärasest rohkem personali. Kaitsemaskide jagamispunktid, hajutatuse nõuete täitmise jälgimine, toidu teistmoodi serveerimine, pindade jooksev desinfitseerimine, järjekordade vältimine, positsioonide dubleerimine haigestumise riskiga toimetulemiseks. Töö- ja kodukontori kombineerimine, et ühe töötaja haigestumine ei halvaks isolatsioonivajaduse tõttu kogu meeskonna tööd. Eesti Õigusteadlaste Päevadel suurenes Publiconi korraldav meeskond võrreldes kahe aasta taguse sama sündmusega poole võrra.
Partnerite valik on võtmeküsimus
Kogemuse põhjal julgeme öelda, et kogu konverentsikorralduse valdkonnas on suurenenud osapoolte paindlikkus. Valmisolek teha muudatusi väga lühikese etteteatamisajaga saab siiski olla võimalik vaid usaldusliku koostöö ja läbirääkimiste baasilt.
Sündmuse suurust ja programmi iseloomu arvestades toimusid Eesti Õigusteadlaste Päevad Tartus kolmes majas paralleelselt – Vanemuise Kontserdimaja, Dorpati konverentsikeskus ja VSPA konverentsikeskus. Lisaks õhtuste ürituste toimumiskohad. Korraldamisse kaasasime võimalikult palju erinevaid teenusepakkujaid. Logistika ja kommunikatsiooni planeerimise teeb see keerulisemaks ja tavaolukorras suurendab riske. COVID-19 ajal aga hoopis maandab neid – kui ühe ettevõtte meeskond näiteks haigestumise tõttu teenust osutada ei saa, ei halva see kogu sündmuse vastavat valdkonda ja asendust on kergem leida.
Eelnevast sama oluliseks pidasime võimalikult paljude firmade kaasamist sotsiaalse vastutustundlikkuse tõttu. Suuremal osal ürituskorraldussektorist on hetkel väga keerulised ajad. Töömahud ja tulud on oluliselt vähenenud, aga kulud mitte. Erinevate samasisuliste teenusepakkujate kaasamine võimaldas tööd saada ja tulu teenida rohkematel firmadel.
Kõikvõimas hübriid
Üks suuremaid riske on esinejad. Ootamatu eneseisolatsiooni jäämise vajadus, välisesinejate puhul iganädalaselt muutuvad reisipiirangud. Seega on isegi 100% kohapealsena plaanitud ürituse puhul vaja valmis olla hübriidlahenduseks.
Eesti Õigusteadlaste Päevadel langetati ette otsus, et välisesinejad teevad ettekande üle interneti. Kohalike esinejate seas realiseerusid erinevad stsenaariumid – panelist, kes ei soovinud terviseturvalisuse tõttu kohale tulla; esineja ja panelist, kes teadis nädala ette, et välisreisilt saabudes peab eneseisolatsiooni jääma ning panelist, kellel selgus viimasel hetkel, et viirusekahtluse tõttu peab ta jääma eneseisolatsiooni. Kõigi nende osavõtt programmist oli siiski vältimatult vajalik. See tähendas, et tehnilise lahenduse valmisolek tulenes mitte teadaolevatest vajadustest, vaid võimalikest riskistsenaariumitest.
Tänas ei saa enam aktsepteerida lahendusi, kus virtuaalne ettekanne tähendab ühepoolset monoloogi esineja arvutikaamerasse. Oluline on interaktsioon moderaatori, vajadusel teiste diskussioonis osalejatega ning tagasipeegeldus saalist. Olime valmis kõigis konverentsikohtades looma telesilla esinejate ja panelistidega. Tänu eelnevatele testidele ja juhendmaterjalile tundsid kõik seda vajanud esinejad ennast virtuaalseid lahendusi kasutades mugavalt ning loomuliku osana laval toimunud diskussioonist.
Kuigi inimesed igatsevad arvutite tagant välja päris kohtumistele, usume meie Publiconis, et hübriidkonverents on tulnud, et jääda. See aitab ka pandeemia möödudes maandada esinejatega seotud riske, eriti rahvusvahelistel üritustel. Samavõrra teeb see konverentsi sisu kättesaadavamaks suuremale hulgale sihtgrupist, kes ei saaks töökohustuste, finantsvahendite puudumise vm takistuste tõttu kohale tulla.
Mis ja kas tagab terviseohutuse?
Vale on väita, et kellegil on täna olemas retsept, kuidas välistada üritustel viirusesse nakatumise risk täielikult. Rääkida saab riskide maandamisest ning viiruse leviku võimalikust piiramisest. Peamiselt lähtusime neljast tegevussuunast – teavitus, hajutatuse tagamine, isikukaitsevahendid ja ruumide puhtus. Korraldajatega koos võtsime vastu otsuse, mitte piirduda vaid Terviseameti nõuete täitmisega.
Meie hinnangul aitasid Eesti Õigusteadlaste korraldamisel terviseohutusele kaasa näiteks:
- 50% ruumide täituvus
Ürituse toimumise ajal kehtis Terviseameti reegel – siseruumides kuni 750 osalejat, 50% ruumide täituvus, kui ei ole tagatud statsionaarseid istekohtasid. Statsionaarsete istekohtade tagamine on konverentsidel lihtsasti teostatav, aga nendest kinnipidamist osalejate poolt ei ole võimalik garanteerida. Seega pidasime osalejatele turvalisemaks piirata ruumide täituvust 50%-ni. Peasaali mittemahtunud osalejatele lõime videosilla VSPA konverentsisaaliga. 50% ruumide täituvuse piirangut järgisime kogu sündmuse ajal kõigis toimumiskohtades.
- Füüsilise kontakti vajaduse minimeerimine
Sissepääsukontrolli korraldasime digivahenditega, käest-kätte jaotusmaterjale ei väljastanud ning paberile allkirjasid ei kogunud. Saalis ringikäiva mikrofoni asemel kasutasime mugavat nutirakendust, mis ühtlasi andis samaväärse võimaluse diskussioonis osaleda ka delegaatidele virtuaalkanalites.
- Kehatemperatuuri kontroll
Kui nohu ja köha on võimalik tuvastada kergesti nii inimesel endal kui ka kõrvalseisjal, siis palavikus võib olla ka ilma ise seda teadmata. Kuna palavikku peetakse ka üheks oluliseks COVID-19 sümptomiks, siis tagasime kõigis toimumiskohtades kõigi ruumidesse sisenejate kehatemperatuuri mõõtmise. Konverentsi peamajas kasutasime professionaalidega mehitatud termokaameraid kahel sissepääsul, et tagada võimalikult sujuv ja vähehäiriv protsess.
- Maskide jagamine
Ka maskide kasutamise efektiivsuse üle vaieldakse pidevalt. Eesti ühiskonnas ei ole maski kandmine siseruumis veel harjumuspäraseks normiks muutunud. Palju määrab siin autoriteetide eeskuju. Maski kandmine ei olnud sündmusel kohustuslik, aga kes soovis, see sai igal ajahetkel strateegilistest punktidest kõigis toimumiskohtades meditsiinilise kaitsemaski.
- Käte desinfitseerimispunktid
Strateegilisi liikumisteid ja peatuspunkte läbi planeerides leidsime optimaalsed lahendused kontaktivabadest desinfitseerimisjaamadest antiseptikuga täidetud dosaatorpudeliteni. Erinevalt maskidest võib väita, et käte pidev hügieen on ka meie ühiskonnas saanud harjumuspäraseks ning kui vahendid on mugavalt ja kättesaadavalt paigutatud, kasutatakse neid aktiivselt.
- Kontaktpindade desinfitseerimine ja seadmete dubleerimine
Pidevalt hoolitses abiliste meeskond ukselinkide, trepikäepidemete jt kõrge kontaktsusega pindade desinfitseerimise eest. Tehnilisi vahendeid – mikrofonid, slaidivahetuspuldid – planeerisime topelt koguse, et vältida nende ristkasutus ilma vahepealse desinfitseerimiseta.
- Kõrgema riskiastmega tegevuste välistamine
Kogu õhtuse programmi ärajätmise asemel otsustati korraldada hajutatud ja läbimõeldud toitlustuslahendusega ning piiratud kestusega õhtusöögid. Osalejad olid Tartusse kokku sõinud üle Eesti ning vajasid õhtusööki nii või teisiti. Ametliku õhtuse programmi ärajätmine oleks sundinud inimesi ise õhtusöögivõimalusi otsima. Sellega oleks nende erinevate kontaktide arv Tartus viibides kasvanud ning riske ei oleks see vähendanud, pigem vastupidi.
- Hübriidkonverentsi formaadi tugi
Esinejatega seotud riskide maandamise kõrval teeb konverentsil osalemise võimalikuks distantsilt ka delegaatidele. Nii on osalejal kergem kasvõi viimasel hetkel otsustada, et pisutki kehva enesetunde korral jääb pigem koju, aga saab siiski kogu konverentsi sisust osa.
Kui siiski korraldada…?
Väga paljud kaaluvad hetkel, kas üldse üritusi korraldada või mitte. Otsest keeldu pole ning selle postituse kirjutamise hetkeks ei ole Eestis teada ühtegi konverentsi või koolitust, kust oleks saanud alguse uus COVID-19 kolle. Riskidest samas ei saa ega tohigi mööda vaadata.
Kui siiski korraldada kohapealse osalemisega üritus, siis meie soovitused:
- Leia korralduspartner. Soovitavalt selline, kellel on COVID-19 oludes nii hübriid, virtuaal kui 100% kohapealse osalusega ürituse korraldamise kogemused. Sest arvesta, et pead olema valmis ürituse formaati käigu pealt muutma, kui olukord nõuab. Hea korralduspartner aitab sul lisaks ka muutuvates oludes sündmuse eelarvet tasakaalus hoida.
- Eelista toimumiskohta, kus on kehtestatud ohutusprotokoll ning selle täitmist on võimalik kontrollida. Üks headest näidetest (kindlasti mitte ainus) on Radisson hotellide 10-step cleaning and safety protocol for Meetings & Events. Või küsi seda korralduspartnerilt. Professionaalsed korraldusfirmad on ka ise koostanud ohutusprotokolle, mille täitmist nad toimumiskohtadelt nõuavad ja jälgivad.
- Arvesta eelarvesse reserv. Selle suurus ei ole universaalne, kuna sõltub ürituse spetsiifikast, aga professionaalne korralduspartner oskab sind aidata. Pead arvestama, et pidevalt muutuv olukord muudab reegleid ning mõni neist võib tuua kaasa täiendavaid kulusid.
- Arvesta kuludega ka siis, kui üritust ei toimu. Varasemast enam tuleb tähelepanu pöörata muutmiste ja tühistamiste tingimustele. Samuti pead arvestama sellega, et hetkeks kui ürituse toimumine või mittetoimumine lõplikult selgub, on eri osapooled juba oma töö ära teinud ning neil on õigustatud ootus tasule. Lepingud ja kirjalikud kokkulepped on nüüd olulisemad kui kunagi varem.
Kui teiegi vajate korralduspartnerit ürituse korraldamiseks, võtke julgelt Publiconiga ühendust. Kontaktid leiate Publiconi kodulehelt.
Turundusjuht
Postitas: 01.11.2020
Kategooriad: Blogi | Konverentsikorraldus
Sulle võib veel huvi pakkuda:
12 PÕNEVAT KONVERENTSITUURI TALLINNAS
FIRMAÜRITUSE KORRALDAMINE – KES AITAB?
