CASE STUDY: KUIDAS EESTI JUHTIV STARTUP- JA TEHNOLOOGIAKONVERENTS LATITUDE59 TÄNAVU HÜBRIIDÜRITUSENA KORRALDATI
Latitude59 on Eesti olulisim iduettevõtete- ja tehnoloogiakonverents, mis sellisel kujul toimub alates 2012. aastast. See toob igal aastal kokku ca 2500 inimest üle terve maailma, kes on huvitatud Eestist kui digiriigist ja siinsest idusektorist. Sel aastal toimus Latitude59 augusti lõpus hübriidüritusena ning osales pea 2000 inimest 55-st riigist. Küsisime Latitude59 juhilt Maarja Pehkilt, mida sel aastal teisiti tehti.
Milliseid muudatusi pidite ürituse programmis ja formaadis sisse viima seoses koroonaga, võrreldes eelmiste aastate ja varasemate plaanidega?
Muudatused olid üsna suured. Esimene ja suurim oli kindlasti hübriidformaadi kasutamine ehk need osalejad, kes ei saanud Eestisse reisida või ei julgenud füüsilisel üritusel osaleda, said osa läbi Talque veebirakenduse. Vähendasime ka esinejate arvu ning tegime muudatusi programmi fookuses. Kui tavaliselt on meil viis lava, kus räägitakse nii üldinspireerivatel kui ka spetsiifilisematel iduettevõtteid ja investoreid huvitavatel teemadel, siis nüüd jätsime ainult investorite ja iduettevõtete fookuse. Koomale tõmbasime ka oma kõrvalürituste arvu.
Millised meetmed võtsite kasutusele, et tagada osalejate ja korraldustiimi turvalisus?
Osalejate ohutus oli meie esimene ja suurim prioriteet. Tagasime koostöös partneritega suure koguse desinfitseerimisvahendeid ning maske, Kultuurikatla koristusmeeskond puhastas pidevalt üldkasutatavaid pindasid, samuti õhutasime pidevalt kahte peasaali. Kommunikeerisime pidevalt ja rohkelt, et haigustunnustega oleks mõistlikum osaleda üle veebi (ning täname väga neid osalejaid, kes seda tegid) ning tuletasime meelde, et suhelda saab ka väikeselt distantsilt. Samuti oli meil kaasatud erameditsiinifirma HeBA, kelle küsimustikku palusime osalejatel kõigil konverentsipäevadel täita. Tegemist oli rohkem psühholoogilise tööriistaga, et osalejatele meelde tuletada, et ka kähe kurk ja nohu on neil päevil sümptomid, millega oleks targem osaleda üle veebi. Pärast üritust käisime ka kogu tegevtiimiga COVID-19 testi tegemas, et tagada iseenda ja külastajate meelerahu, kuna just tegevtiim puutus kõige rohkem osalejatega kokku.
Kas ja kuidas erines online-is ja kohapeal osalejate programm? Kas online-is osalejad ja kohapeal osalejad said omavahel suhelda (Kas onlines ja kohapeal osalejaid said omavahel nö networkida/võrgustuda, kontakte jagada omavahel?)
Programm ei erinenud. Ainus erinevus oli see, et onlines osalejad ei saanud kahjuks osa võtta meie peost ning kuigi investoritele mõeldud hommikusöögi programmi kandsime küll veebis üle, ei saanud meid onlines jälgivatele investoritele kahjuks süüa pakkuda. Meie digitaalne rakendus võimaldas üle veebi ja kohapeal osalejatel omavahel suhelda läbi videokõnede, avasime selle võimaluse juba 24. augustil ning oleme rõõmsad, et seda võimalust ka usinalt kasutati.
Kas seoses koroonaga oli vaja teha muudatusi osalemistingimustes? – nt et kes oli juba registreerunud, sai muuta oma osalemise virtuaalseks?
Jah, kõik nö tavapileti omanikud said osaleda ka üle veebi ning seda võimalust kasutati üsna aktiivselt.
Kas esinejad esinesid otse videosilla vahendusel või olid esinemised ette salvestatud?
Kuna tegemist oli hübriidüritusega, siis jälgis arvestatav osa publikust programmi saalist, seega tahtsime vältida nö televiisorivaatamist. Meie eesmärgiks oli, et võimalikult palju esinejaid oleks laval – mõned esinejad tulid Eestisse lausa varem kohale, et siin eneseisolatsioonis olla! Neil puhkudel, kui ei olnud võimalik kohapeale tulla, oli standardpraktika, et nö esitlused salvestati ette end küsimuste voor tehti üle videosilla. Samuti oli oluline, et keegi oleks samal ajal ka Kultuurikatlas laval, näiteks moderaator või mõni teine panelist.
Milised tegevusi / üritusi lisaks kohapeal toimunud sessioonidele veel osalejatele pakuti?
Üks olulisemaid aspekte Latitude59 juures on just matchmaking ning inimestega kohtumine. Selleks oli meil eraldi ala, kus rakenduse vahendusel lepiti kohtumisi kokku. Tavapäraselt on meil ka eraldi iduettevõtete demoala, mis tänavu kolis veebi. Lisaks aitas meie Tehnopol huvitavamate ettevõtetega läbi viia intervjuusid, samuti oli eraldi Meet Estonia ala, kus sai tutvuda erinevate võimalustega, mida Eesti ettevõtjatele ja investoritele pakub. Lisaks oli küll vähendatud mahus kõrvalürituste programm, mille panid kokku meie partnerid. Iduettevõtetele korraldasime ka eraldi onlinementorprogrammi, kus lõpuks osales üle 160 startupi üle maailma, seda formaati kavatseme kindlasti ka tulevikus kasutada.
Milliseid soovitusi annaksite teistele korraldajatele, kes hübriidüritust on praegu korraldamas? Mida oleksite ise tagantjärele teisiti teinud (nö õppetunnid)?
Oluline on ära kaardistada, mis on konverentsi tavasihtrühma reaalsed vajadused ning ootused ja kas hübriidformaat suudab neid täita. Meie pöörasime eraldi tähelepanu ka sellele, et mitte suunata osalejaid liiga mitut erinevat rakendust kasutama ning tahtsime, et matchmaking, online ülekanded ning Q&A ja demoala oleksid kõik ühel platvormil. Samuti soovitame varuda lisa aega, et kommunikeerida osalistele nii füüsilist kui online Iga kiri, mis online osalistele läks oli kujundatud just vastavalt nende kogemust silmas pidades.
Järgmine Latitude59 toimub 27.-28.mai 2021
Turundusjuht
Postitas: 28.09.2020
Kategooriad: Blogi
