20 KASULIKKU NIPPI VIRTUAALÜRITUSTE KORRALDAMISEKS

COVID-19 pandeemia sundis ka meie tiimi mugavustsoonist välja – tavapäraste kliendiürituste ja rahvusvaheliste workshopide asemel pidime suhete hoidmiseks hakkama korraldama hoopis virtuaalüritusi. Tänaseks oleme hindamatu kogemuse võrra rikkamad. Et igaüks ise jalgratast leiutama ei peaks hakkama, jagame ka teiega, mida oleme virtuaalürituste korraldamise teekonnal õppinud:

Vali huvitav teema, atraktiivsed esinejad või tavapäratu formaat-– Ära tee üritust nö „linnukese“ pärast, sest kõigil on tänaseks totaalne ekraaniväsimus. Tee üritust ainult siis, kui sul on midagi uut või meelelahutuslikku jagada. Kui tahad saada rohkem osalejaid, pead panustama sinu sihtrühma kõnetavale sisule, nt midagi, mis pakub nende probleemidele lahendust või inspiratsiooni või uusi teadmisi, mida mujalt ei saa. Kõigepealt sea paika ürituse eesmärgid, siis plaani sisu ja esinejad.
Mõistlik ürituse pikkus ja kompaktne ajakava – endiselt on üks virtuaalürituste suurimaid vigu see, et need soovitakse teha sama pikad kui tavalised üritused. Ekraani taga hajub aga osalejate tähelepanu märgatavalt kiiremini, samuti on suurem igasuguste kõrvaliste tegevuste osakaal. Kes meist ei oleks samal ajal emailidele vastanud, kui ekraanil virtuaalkonverents käimas? Tee süda kõvaks ja anna igale esinejale aega maksimaalselt 20 – 25 minutit. Kui tegemist on meelelahutusliku üritusega, siis peetakse rahvusvaheliselt heaks tavaks, et see ei ületaks 1- 1,5 Virtuaalkonverentside puhul soovitatakse konverentsipäeva pikkuseks pigem kuni max 5 tundi (koos pausidega), mitte terve päeva kestev virtuaalkonverents.
Kogu ürituse õnnestumise aluseks on täpselt kirjutatud stsenaarium. Kõik esinemised ja muud tegevused tuleb lahti kirjutada minutilise või isegi sekundilise täpsusega – kes esineb, mida näidatakse kaadris jne.
Tee virtuaalüritust nagu telesaadet, kasuta erinevaid esinemisformaate– kuulaja tähelepanu hoidmiseks pead tinglikult öeldes püsti panema atraktiivse show, mis oleks kiire, kompaktne visuaalne. Nt selle asemel, et tund aega monotoonset ettekannet ühelt esinejalt kuulata, on palju huvitavam jälgida ekraani vahendusel nt mitme esinejaga paneeldiskussioone või mitmeid „saatejuhte“ erinevaid teemasid avamas. Mõne esinemise võib vahele näidata ka videolt või teha hoopis lülituse mõnda teise linna või esinemiskohta. Meie oleme oma virtuaalüritusi kavandades võtnud eeskujuks „Ringvaate“ – kompaktne, lõbus tervik, kus vahelduvad erineva tempoga saatelõigud, nii et kuulaja on haaratud kogu tunni vältel. Mõtle ka osalejate kaasamisele ja tähelepanu hoidmisele – kasuta vahele huvitavaid gallupeid, kuulajate küsimustele vastamist, lustakaid viktoriine. Pikem konverentsipäev peaks olema piisavalt vaheldusrikas: koosnema nii loenguosadest kui ka näiteks töötubadest.
Loo konverentsi veebikeskond – Selline keskkond on oluline, sest ühes kohas on koos nii videoaken, päevakava, break-out ruumid, küsimuste-vastuste lahendus, ekspositsioonilahendus ja kontaktiloomise ja suhtlemise lahendus. Selleks on palju erinevaid platvorme, sealhulgas meie enda Eesti Worksup. Spetsiaalselt virtuaalsündmuse jaoks loodud veebikeskkond loob palju individuaalsust ja bränditunnetust juurde. Kui teha üritusest ülekanne youtube´i ja Facebooki live´, tuleb arvestada, et esinemise ajal ei saa seal esitada küsimust ja oodata sellele kohe vastuseid, kuna kanali viive on 15-30 sekundit.
Esinejad vajavad „manageerimist“ ja tehnilist abi – virtuaalüritustel esinemine ei ole paljudele lihtne. Ole korraldajana valmis jagama nõuandeid, kuidas oma ettekanne koostada, kui pikalt esineda. Salvestatud esinemiste puhul anna nõu, milline võiks olla esineja hea taust ja kust poolt võiks langeda valgus – olgem ausad, neid kapinurgas või raamaturiiuli ees esinemisi oleme juba kõik liigagi palju näinud. Kui kasutad stuudiot, ja esinejad on sinuga samast linnast, kutsu esinejad kohale ja palu neil esineda nö lives – live esinemistes on tavaliselt rohkem emotsioone ja
Ettesalvestatud esinemistel oma head ja halvad küljed – ühest küljest võid kindel olla, et ettekanne on olemas ja tead, kui pikk see täpselt on, ja et mahub etteantud aja Esineja saab teha salvestuse talle sobival ajal ja talle sobivas kohas ja see tähendab, et tavaliselt on niiviisi isegi kergem kaasata vägagi hõivatud esinejaid ning ka rahvusvahelisi esinejaid. Samuti saab tagada ette salvestamise puhul tehnilise töökindluse, võib olla kindel, et esineja internet ei hakka „hakkima.“ Tavapärane on praktika, kus esinemine on salvestatud ning küsimustele vastamiseks võetakse esinejaga otseühendus. Kui tahad jätte mulje, et esineja esineb otse (ning tegelikult on tegemist salvestusega), siis jälgi kindlasti, et kui ka „saatejuht“ ekraanile jääb, oleksid tal samad riided – sama soeng – samad ehted, istuks samas kohas stuudiodiivanil. Kui tegemist aga tavalise ettekandega, mitte intervjuuga, siis tavaliselt on ettesalvestatud esinemises vähem emotsiooni, sellepärast võib kaaluda ka ettesalvestatud intervjuud, mitte lihtsalt ühe inimese esinemist
Harjuta, harjuta, harjuta ja Planeeri virtuaalsalvestuse läbimäng! Kui oled ise esineja, harjuta oma ettekanne eelnevalt läbi – kui sa ei ole just Marko Reikop, siis tavaliselt on virtuaalselt raskem esineda. Sa ei näe kuulajate emotsioone, põhimõtteliselt räägid nagu musta auku või arvutiekraanile. Harjuta kogu oma tekst eelnevalt läbi, et kindla peale peaksid kinni eelnevast ajakavast ja et su esinemine oleks emotsionaalsem.: lisaks oma ettekande harjutamisele, vajad ka kogu ürituse läbimängu, kui esinejaid ja kaameraid on rohkem kui üks – kuhu kaamerasse vaadata, kust nurgast siseneda, kust väljuda, kuidas teemavahetus kaassaatejuhile üle anda. Planeeri läbimäng kindlasti ajakavasse rohke varuga.
Alusta üritusega täpselt – Kui tavalise koosoleku puhul kulub esimene 5 minutit niisama omavahelisele lobisemisele ja pole hullu, kui koosolekuga veidi hiljem pihta hakatakse, siis virtuaalosalejatega ürituse puhul on oluline alustada täpselt kella pealt. Muidu juhtub nii, et virtuaalosaleja hakkab muretsema: kas ma olen ikka õiges keskkonnas, kas ma olen ikka õigel kellaajal, kas mu tehnika töötab korralikult. Ja kui ekraanilt 5 minutit kippu-ega-kõppu ei kuule, ega ei viitsi rohkem oodata ka. Loomulikult tasub sissejuhatus teha veidi “pehmem” – kogemus näitab, et esimesed paar minutit ikka mõni osaleja maadleb tehniliste probleemidega.
Pop up ülekandestuudio võimalused – kui sa ei plaani virtuaalüritust teha just oma kontorist laua tagant, siis tänapäeva tehnika võlu on see, et virtuaalse pop up stuudio võib üles seada peaaegu ükskõik kuhu. Meie näiteks oleme teinud virtuaalset kohvihommikut ka Hilton Tallinn Park hotelli Konrad sviidist – kuulajad-vaatajad nägid imelist Tallinna panoraami, tehniline tiim hoidis produktsioonil silma peal sviidi magamistoast.
Rohkem osalejaid, laiem kuulajaskond. Oleme tihti näinud, et hea sisuga virtuaalüritus toob kokku isegi rohkem osalejaid kui tavapärane üritus, kuna virtuaalselt saavad liituda kliendid erinevatest linnadest, kutset saab kerge vaevaga edasi jagada, üritused on järelvaadatavad, st et sisu saab tarbida endale sobival ajahetkel. ruumi suurus ei piira osalejate arvu. Rahvusvaheliste ürituste puhul võimalik kaasata korraga mitmeid erinevaid sihtturge, kuid seejuures tuleb kindlasti arvestada erinevate ajavöönditega. Nt meie rahvusvaheliseks hommikukohviks, mille sättisime kesk-eurooplastele sobivale ajale, pani nii mõnigi ameerika klient kella hommikul kl 5ks helisema, et ikka otse osaleda saaks.
Maksimeeri järelturunduse võimalused – virtuaalne sündmus jääb tavaliselt järele vaadatavaks, kogudes veel rohkem vaatajaid ning kinnistades mitmekordsel vaatamisel juba omandatud infot või teadmis Suurt pildi- ja videomaterjal saab kasutada nii sotsiaalmeedias, kodulehel kui e-turunduses. Anna endast märku ja saada ürituse link ka neile, kes küll registreerisid, aga osaleda ei saanud. NB! Lepi juba eelnevalt esinejatega kokku, kas ja kuidas nende esinemisi hiljem kasutada tohib.
Saada registreerunutele mitu meeldetuletust– Nagu ka tavapäraste ürituste puhul, tuleb virtuaalüritust kuulama-vaatama tavaliselt vähem osalejaid kui registreerunuid. Hea nipp on saata registreerunutele meeldetuletus veel eelmisel päeval ja vahetult enne ürituse algust
Eelarve: virtuaalüritust saab teha nii odavalt kui kallilt. Kuigi üldine klientide ootus on, et virtuaalüritus on kindlasti soodsam, siis arvestama peab , et korraliku produktsiooniga virtuaalürituste puhul ei pruugi eelarve tulla väiksem. Kokkuhoid tekib küll toitlustuse ja ruumi rendi arvelt, küll aga on virtuaalsetel üritustel teistsugused kuluartiklid, näiteks laitmatult toimiv tehnika, tehniline personal, spetsiaalsed platvormid, vaheklippideks toodetav materjal jne. Kui eelarvet jagub, tasuks kindlasti panustada visuaalsetele ja dekoratsioonilahendustele, et sündmuse kaadrid oleksid omanäolised ja atraktiivsed.
Tehnilise töökindluse ja turvalisuse tagamine, kvaliteetne internetiühendus – kui virtuaalürituse puhul pole ohtu, et ootamatud riiklikud piirangud võiksid selle tühistada, siis kõige suurem oht on, et tehnika või internetiühendus veab alt keset üritust ja ülekanne katkeb või hangub. Kasuta kogenud korralduspartnereid, kes oskavad probleeme ette näha.
Tee tagavaraplaan ehk ole valmis muudatusteks – kuna pandeemia käigus on üks suurimaid riske, et keegi esinejatest või võtmemeeskonnast haigestub või peab jääma isolatsiooni, dubleeri kõige kriitilisema tähtsusega rollid – s.t. et sinu meeskonna liikmed teaksid üritusest rohkem kui ainult nende töölõik, et nad saaks vajadusel katta ka puuduva meeskonnaliikme rolli.
Vajad suuremat korraldustiimi – virtuaalürituse puhul on väga palju erinevaid töölõike, mida tuleb kiirelt hallata: kes laseb osalejad keskkonda sisse, kes modereerib küsimusi, kes juhib üritust, kes tegeleb esinejatega jne. Rääkimata tehnilisest tiimist: operaator igale kaamerale, valgustaja, helimees, režissöör, produtsent, ülekande tehnik, grimeerija. St et tavaliselt vajad sa isegi suuremat tiimi kui live ürituse puhul. Kui vähegi eelarvesse mahub, kutsu kindlasti ka fotograaf jäädvustusi tegema, sest vajad häid pilte hiljem ka sotsiaalmeediasse ja kodulehele.
Kasuta professionaalset ürituskorraldusfirmat! Nende kogemused ja abi on hindamatud – nemad teavad, millist tehnikat ja tehnilist personali on vaja, milliseid platvorme kasutada, kuidas kujundada stuudiot, kuidas teha vaheklippe jne -jne. Neilt võib võtta nii osalist kui täisteenust. Meie liikmesfirmadest tegelevad virtuaalüritustega: Jolos, Royal Experience /Miltton Events, Orangetime, Conference Expert / Reisiekspert, Konverentsimeistrid, Hype.
Küsi julgelt abi: Kui Sul pole aimugi, kes võiks aidata või millest pihta hakata ürituse korraldamises, pöördu julgelt meie poole, nõustame hea meelega! Meie tiimi kontaktid leiad siit
Have fun ehk naudi teekonda! Esimene virtuaalüritus võtab kindlasti jala värisema, aga kui juba mitmedat läbi viid, läheb kergemaks ja lõbusamaks :)