5 TOETUSVÕIMALUST KONVERENTSIDE EESTISSE KUTSUMISEKS
Rahvusvaheliste erialaseltside konverentside korraldusõiguse saamiseks tuleb sageli teiste linnade ja riikidega võistelda. Mõnikord piisab kohvinurgas lobby tegemisest, kuid tihti on vaja siiski kokku panna pakkumisdokumendid, teha vägev ettekanne või meelitada osalejaid vahva videoga Eesti kasuks otsustama.
See kõik ei ole odav, aga õnneks on meil pakkuda lahendus! Et aidata katta korraldusõiguse taotlemisel tekkivaid kulusid, tuleb teile appi “Konverentside korraldusõiguse taotlemise programm”! 2023.a. lansseeritud programmi esimesed edulood on juba sündinud ja abi saanud konverentsid Eestisse kinnitatud. Programmis on osalenud või on osalemas näiteks 6th Baltic Sea Conference on Literacy , IEEE European Test Symposium 2025, European Young Family Doctors Movement Forum 2026, Teaduse ja Tehnoloogia Ajaloo Ühenduse (DHSD) 28. Maailmakongress, European Congress of Medical Physics (ECMP), European Robotics Forum 2027.
Kui teilgi on soov kolleegid Eestisse külla kutsuda ja siin erialaseltsi rahvusvaheline konverents korraldada, siis tasub kindlasti programmi võimalusi kaaluda. Toome alljärgnevalt mõned näiteid, milliseid kulusid on programmist võimalik katta.
Tutvustava video valmistamise kulud
Me kõik teame, et üks pilt räägib rohkem kui tuhat sõna. Mõnikord on hea võimalus konverentsi taotledes esitada ka sihtkohta tuvustav video koos üleskutsega konverentsi asukohaks just Eesti valida. Videomaterjali tootmine on õnneks just üks kulu, mida selle programmi raames kasutada saab. Näiteks just nii valmis vahva Tallinnat kui konverentsisihtkohta tutvustav video noortel perearstidel, kes võitsid sellega Eestisse European Young Family Doctors Movement foorumi.
Konverentsil osalemise kulud, sh osalemistasu ja reisikulud
Et rahvusvahelist konverentsi Eestisse kutsuda, tuleb tihti taotluspakkumiseks ja sihtkoha esitluseks eelmisel konverentsil kohal käia. Pane tähele, et ka selleks saab tegelikult abi taotlusprogrammist, kaetakse nii konverentsi osalustasu, majutuskulu kui turistiklassi lennupiletid asukohast sõltumata, lenda kasvõi Uus-Meremaale konverentsi Eestisse kutsuma! Oluline tingimus muidugi on, et konverenstil tuleb teha ikka ka ametlik pakkumine, ei piisa ainult sellest, kui kohvinurgas teistele osalejatele rääkida, et võiksite järgmine kord Eestisse tulla.
Korralduskomitee eelneva külaskäigu võõrustamine
Vahel soovib erialaseltsi rahvusvaheline korralduskomitee või juhtkond enne lõpliku otsuse langetamist tulla tutvuma pakutavate toimumiskohtadega. Hea uudis on see, et kuni kolme esindaja külaskäigu kulud on samuti võimalik programmist katta, sisaldades nii turistiklassi lennukipileteid, majutust, toitlustust kui kohapealset transporti. Näiteks käisid juunikuus Tallinna võimalustega tutvumas The European Test Symposium 2025 korraldajad.
Pakkumisdokumentide koostamine ja kujundamine
Rahvusvahelise erialakonverentsi korraldamise esimeseks sammuks on vastava ettepaneku tegemine oma valdkonna katusorganisatsioonile, inglise keeles nimetatakse sellist protsessi terminiga “bidding”. Sõltuvalt konkreetse rahvusvahelise organisatsiooni praktikast võib olla tegemist ka võistlevate pakkumiste esitamisega, kus korraldamise õiguse eest võistlevad ehk “bidivad” mitu korraldusõiguse soovijat erinevatest riikidest/linnadest. Milleks ise öötunde raisata ja kokkupanemisega vaeva näha, kui saab professionaalset abi kasutada ja seda teile täiesti tasuta!
Taotlusprogrammi raames kaetakseselliste pakkumisdokumentide koostamise kulud, kui neid aitab koostada professionaalne konverentsikorraldusfirma. Abi saab vajadusel ka tõlkimiseks ning kujundamiseks.
Konverentsi eelarve koostamine professionaalse konverentsikorraldusfirma poolt
Pakkumisdokumentidega koos tuleb tihti esitada ka konverentsi plaanitav eelarve. Konverentsi eelarve planeerimisega on seotud palju nüansse, mille puhul on kogemus ja sissetöötatud süsteemid suureks abiks. Sestap on parim lahendus professionaalse, kogenud konverentsikorraldusfirma kaasamine ka eelarve koostamiseks, kes oma oskuste ja kogemustega tagab tasakaalus eelarve saavutamise.
Kutsu Sinagi konverents ja kolleegid külla!
Kutsudes Eestisse oma eriala rahvusvahelise konverentsi, saab tutvustada siinsete spetsialistide (teadus)tööd ja saavutusi kolleegidele üle maailma, samuti suurendada personaalset erialast tuntust, arendada rahvusvaheliste kontaktide võrgustikku ning tõsta siinsete teadlaste ja organisatsioonide mainet valdkonna rahvusvaheliste kompetentsikeskustena. Kui konverents nö. koju kätte tuleb, saab konverentsil osaleda tavaliselt rohkem ka kohalikke spetsialiste ning see on hea võimalus motiveerida noori teadlasi.
Konverentside korraldusõiguse taotlemise programmiga liitumise ning täpsemate tingimuste kohta saab lugeda meie kodulehelt, sealt leiab ka osalemisankeedi. Pane tähele, et EKB katab seotud teenuste kulud otse teenusepakkujatele, rahalist abi taotlust esitavale organisatsioonile/isikule otse ei anta. Meie projektijuht Külli Teimann nõustab hea meelega kõikides küsimustes, võtke julgelt ühendust e-posti teel kylli.teimann@ecb.ee
Turundusjuht
Postitas: 04.12.2024
Kategooriad: Blogi | Konverentsikorraldus
