Konverentsiruumide paigutusstiilid ja mida tähele panna paigutusstiili valikut tehes
Sobiva konverentsiruumi valimine on üks olulisemaid otsuseid, mis ürituse korraldajal vastu võtta tuleb. Konverentsiruumide valik on mitmekesine, aga enne kui konverentsiruumi broneeringut teha, tasuks korralikult läbi mõelda, millises stiilis ruumipaigutust on teie konverentsi puhul kõige mõistlikum kasutada.
Paigutusstiili valik sõltub konverentsi põhieesmärgist ja kontseptsioonist – ehk mida üritusega soovitakse saavutada ja kuidas seda ruumiga toetada. Kas peamiselt on kavas pikad ettekanded-loengud, mida kõik mugavalt kuulaksid või on suurem rõhk töötubadel, konverentsidelegaatide mitteformaalsematel omavahelistel aruteludel ja tiimitööl? Samuti on oluline oodatav osalejate arv –näiteks klassiruum-stiilis paigutus võtab poole rohkem ruumi kui teatristiilis.
Alljärgnevalt toome teieni levinuimate ruumipaigutusstiilide kirjeldused ja millele nende puhul tähelepanu pöörata:
Teatristiil (ing. k. Theatre)
Teatristiili puhul on toolid on üksteise taga reas, ees on lava või muu määratud koht esineja jaoks. Tavaliselt kasutatakse siis, kui osavõtjatel peamiselt kuulaja roll ja suurt osalemist ja omavahelist suhtlust sessiooni käigus neilt ei oodata. Sellise paigutusega saab saali ära mahutada kõige rohkem osalejaid.
Pane tähele:
- Toolide paigutus peaks võimaldama piiramatut vaadet lavale/ekraanile ja mugavat istumist (et inimesed ei oleks liiga tihedalt õlg õla kõrvale istuma pandud).
- Tooliridade vahele tuleks jätta piisavalt ruumi, et inimesed üksteisest mööda mahuks.
- Toolid võiks asetada mitte täpselt otse üksteise taha, et ei peaks üle eesmiste istujate peade küünitama.
- Tuleks arvestada suurema hulga toolidega, kui on osalejaid, sest tavaliselt ei meeldi osalejatel väga lähestikku üksteise kõrval istuda.
- Et laval toimuvat paremini näha, võiks kasutada kõrgemat poodiumi või ka suuremaid ekraane.
- Ekraan peab kindlasti asetsema kõrgemal.
- Kui oodatav osalejate arv on väga suur, tasuks mõelda auditoorium ehk tõusva põrandaga stiilis saalis peale – siis on osalejatel mugavam ettekandeid jälgida. Tallinnas on suurimad auditooriumstiilis saalid Alexela Kontserdimajas, KUMU Kunstimuuseumis , Eesti Filmimuuseumis ja osaliselt Rahvusraamatukogus, loomulikult ka ülikoolides ja teatrites. Tartus pakuvad selleks häid võimalusi ülikoolide ruumid ja uus Eesti Rahva Muuseumi hoone.
Ümarlauad või Bankett stiil (ing.k. Banquet)
Ümarlaua stiil on ühtlaselt üle ruumi paigutatud ümmargused või ovaalsed lauad, mille ümber istub tavaliselt 8-10 inimest. Üha enam maailmas populaarsust koguv stiil, mida varem kasutati peamiselt pidulike õhtusöökide puhul, kuid praegu on laialt levinud ka rahvusvahelistel konverentsil sessioonide ruumipaigutusstiilina. Peamiseks eeliseks on, et soodustab osalejate omavahelist tutvumist, suhtlust, tiimitööd.
Pane tähele:
- Kindlasti tuleb tähelepanu pöörata sellele, et kõik osalejad näeksid laval toimuvat. Tasub nt paigutada toolid ümber laua poolkaarde.
- Kui lauad on väga suured, siis on raske suhelda kõikide samas lauas istujatega.
Kabaree – stiil (ing.k. Cabaret)
Kabaree-stiil on sarnane ümarlaua stiilile. Peamine erinevus on, et laua ümber istuvad osalejad on kõik suunatud näoga lava poole.
Klassiruum (ing.k. Classroom)
Klassiruum stiili puhul osalejad istuvad laudades, lauad on paigutatud sirgete ridadena. Sobib hästi, kui osalejatel on vaja teha tööd arvutiga. Igale lauale saab kergesti panna ka veepudeli ja kohvitassi.
Pane tähele:
- Lauad võtavad väga palju ruumi – arvestada tuleb u poole suurema ruumiga kui teatristiili puhul.
- Ei soodusta osalejate omavahelist suhtlust.
U-kuju (ing.k. U-Shape)
Lauad on asetatud U-kujuliselt, toolid väljaspoolsetel külgedel, nii et kõigil on võimalik jälgida esinejat ja ettekandeid. Peamiseks eeliseks on, et annab hea võimaluse tekitada arutelu osalejate ja esineja vahel. Seetõttu kasutatakse peamiselt töörühmades ja koosolekutel.
Pane tähele:
- Kui osalejaid rohkem kui 30, siis venib laud väga pikaks ja esineja ei saa enam kontakti kõikide osalejatega.
Nõupidamisruum (ing.k. Boardroom)
Nõupidamisruum-stiil on üks suur laud ruumis ja toolid selle ümber. Kasutatakse peamiselt väiksemate koosolekute puhul. Soodustab omavahelist mitteformaalset suhtlust, hea hoida laual dokumente, sülearvuteid, veeklaasi ja kohvitassi.
Pane tähele:
- Sobivaim väiksemale osalejate arvule, kuni 25 osalejat. Mida suurem laud, seda raskem esinejal (koosoleku juhil) saada kontakti kõigiga.
Vastuvõtustiil – (ing.k. Reception)
Kõrged püstijalalauad on jaotatud üle ruumi. Istumisvõimalus puudub või on minimaalne.
Pane tähele:
- Vastuvõtustiili kasutades ei maksa planeerida väga pikki kõnesid, sest inimesed ei jaksa neid püstijalu kaua kuulata.
- Sobib ideaalselt mitteformaalsemaks ürituseks, soodustab omavahelist suhtlust ja kontaktide loomist. Samuti on kergem osalejatel saabuda hiljem – lahkuda varem.
Nagu juba ühes meie eelmises blogipostituses “Kuidas valida konverentsipaika” kirjutasime, siis konverentsi planeerimise eel tasub alati toimumiskohaga tutvuma minna. Tutvumiskülastuse võiks teha isegi siis, kui ruumid on juba varasemast teada, sest igal üritusel on omad unikaalsed nõuded ja vaatenurk kohapealsetele võimalustele võib seetõttu olla hoopis teistsugune kui eelmistel kordadel. Hästi valitud ruumid loovad üritusele sobiva meeleolu ning aitavad külalistel ennast mugavalt tunda, mistõttu on ruumide rent üks tähtsamaid punkte ürituse organiseerimisel.
Kui teil endal aga on konverentsiruumi paigutusstiili keeruline otsustada, siis Eesti Konverentsibüroo tiim on lahkelt valmis tasuta nõu andma, võtke meiega julgelt ühendust.
Turundusjuht
Postitas: 06.07.2018
Kategooriad: Blogi | Konverentsiruumid
