Miks ja kellele korraldada üritust?
1. Püstita selged eesmärgid ning leia viisid nende saavutamiseks
Siin on kindlasti õige hetk ka sihtrühma määratlemiseks. Peegelda kindlasti seda infot ka ettevõttesiseselt – muidu pole sellest teadmisest täit kasu.
Kui sa ei oska vastata küsimusele, miks ja kellele teie ettevõte üritust plaanib korraldada, palu otsustajate ja/või juhtkonna liikmete audientsi ning leidke ühiselt sellele küsimusele selge vastus. Sulle on kindlasti abiks Orangetime’i ja Ph. D Elina Kallase koostöös loodud “Event Impact Cycle” mudel.
2. Pane kokku projektimeeskond
Kui tegu on väiksema üritusega, saad sellega hakkama majasiseselt. Kui tegu suurema projektiga, kaalu kindlasti professionaalse agentuuri kaasamist.
Juhul kui oled otsustanud, et soovid kasutada agentuuri teenuseid, on sulle siin mõned kasulikud nipid: tee põhjalik eeltöö, tutvudes erinevate meeskondade kogemusega nende veebi- ja sotsiaalmeedialehekülgedel, eelista alati läbirääkimisi ja suunatud pakkumise küsimist. Pikaajalised suhted annavad parema tulemuse, sest klient ja agentuur kulutavad siis vähem aega teineteise tundmaõppimisele ja usalduse loomisele ning saavad koostöös keskenduda eesmärkide täitmisele.
Kui leiad siiski, et sinu ettevõttele on kasulikum (või ka vältimatu) lahendus konkurss, leiad kasulikud nõuanded sobiva partneri leidmiseks ja päringute saatmiseks Eesti Turunduskommunikatsiooni Agentuuride Liit (ETKAL) leheküljelt.
3. Loo ürituse kontseptsioon
– erinevad mudelid (õhtusöök, infotund, konverents või kontsert?)
Mõelge põhjalikult läbi erinevate ürituste kategooriad ja seda lähtuvalt teie seatud eesmärgist. Nii sobib töötajatele info jagamiseks üks formaat, motiveerimiseks aga teine. Kliente saab näiteks võõrustada suurel uhkel vastuvõtul või jagada nad väiksemateks gruppideks ning tegeleda iga grupiga eraldi. Loomulikult toimivad alati hästi ka erinevad hübriidmudelid.
4. Kinnita kuupäev ja leia koht
Nüüdseks on sul olemas esialgne kontseptsioon ning on aeg uurida, kus seda täide saaks viia. Järjekordselt tasub vaadata eesmärke ning sellest lähtuvalt koos kohaga määrata kindlaks ka toimumisaeg. Kuupäeva valikul võta kindlasti arvesse riiklikke pühi, koolivaheaegasid ja võimalusel ka konkureerivaid üritusi.
5. Koosta eelarve
Eelarvet koostades pead teadma, et ürituse korraldamine on kindlasti kallimas hinnaklassis kontakti hoidmise/loomise viis. Seega, kui oled otsustanud selle suuna kasuks, tuleb arvestada, et liigne koonerdamine ei ole kokkuhoid – sihtrühm tunnetab selle eksimatult ära. Kui eelarvet siiski ei jagu, oleks ehk mõistlik leida mõni muu viis kliendi/töötaja meelespidamiseks. Juhul kui soovid ikkagi korraldada üritust, jäta kindlasti eelarvesse rida “ettenägematud kulud”, mis võiks olla vahemikus 10 – 15% kogu eelarvest. See jätab sulle väikese puhvri vastavalt vajadusele eelarvet kohendada.
6. Loo ürituse ajakava ja vajadusel ka kommunikatsiooniplaan
Alltoodud ajad võivad Eesti või Baltikumi kontekstis, eriti väiksemate ürituste puhul, oluliselt lühemad olla.
Detailne ajakava on sinu majakaks, kui sa ürituse ettevalmistuste tormistel vetel kodusadama poole tüürid. Seega võta aega ja tee juba esimene mustand vähemalt hindele neli. Selleks pead arvestama oma sihtrühma ja kõige lihtsama inimpsühholoogiaga. Pane tähele, et sa kogemata ei hindaks sisu lähtuvalt endast, vaid ikka oma külalistest. Jällekord soovitan sul mitte kaotada fookust ürituse eesmärkidelt.
4 – 6 kuud enne üritust peaksid sul paigas olema eesmärgid ja sihtrühm, kuupäev, koht, esialgne kondikava, eelarve, meeskond ning peetud esialgsed läbirääkimised esinejate osas.
3 – 4 kuud varem võiksid olla selged nüansid, mis puudutavad kohta ja toitlustust. Sealhulgas peaks sul olema ala mõõtkavas plaan, kuhu on kantud kõik oluilised objektid. Hea, kui oleksid selleks ajaks läbi käinud detailid ka oma teiste tehniliste partneritega. Kui sihtrühm on selline, kel kalender tihedalt täis, võiksid teele saata ka “save the date” sõnumid. Loo ürituse miniveeb, kus olulisemad asjad kirjas ja kuhu saad kutsutavad registreerimiseks suunata.
1-2 kuud ürituseni. Nüüd hakkab juba huvitavamaks minema. Hea on siinkohal üle käia ürituse oulisemad detailid. Juhul kui sul pole allkirjastatud lepinguid, tasub võtmepartneritega üle kinnitada, et üritus plaanitud mahus ja sisus toimub. Kes need võiksid olla? Kindlasti esinejad, artistid, koht, toitlustus, fotograaf, saaliteenindajad ning võtmerollis tehnikapartnerid. Kontrolli, kas eelarve klapib eeldatuga ja saada välja kutsed.
1 nädal on veel jäänud ning pinge kasvab. Vaata, et su ajakava on jätkuvalt up to date ning kõik tundub ikka õige. Lepi kokku partnerite saabumiste ja proovide täpsed ajad.
1 päev veel – appi! Tegelikult peaksid sa hetkel olema maailma kõige rahulikum inimene, sest sul on kõik planeeritud ja kokku lepitud. Prindi välja ajakavad – nii tehnilised kui ka need, mida jagad oma võtmeisikutele. Suure tõenäosusega algab täna ka ürituse tehniline ehitamine. Ole kohal ja vaata, kas kõik sujub planeeritult. Ole valmis üllatusteks ja nende lahendamiseks. Vaata, et tehnikafirmad peaksid kinni oma ajakavadest, sest sul on ka õhtused proovid, mis peavad algama õigeaegselt. Ära jää kohapeale liiga kauaks, vaid leia aega kosutavaks uneks, sest homme on The Day.
Samal päeval – ole kohal juba varakult ning hoia naeratus näol. Kõik läheb hästi. Selleks vii läbi kaks olulist koosolekut – tehniline ja oma inimestega. Esimesel käite üle kõik olulised detailid, mis puudutavad ürituse ajakavalist kulgemist nii helis, videos kui ka lava asetuses. Teisel on oluline viia detailidega kurssi oma ettevõtte võtmeisikud, et nad teaksid neile olulisi detaile ning oskaksid külalisi vääriliselt võõrustada.
Kohe ürituse järgselt kogu kokku tagasiside ja tee sellest kokkuvõte. Pane see kuhugi kindlasse folderisse ja võta järgmise aasta üritust ettevalmistades jälle välja. Voila! Done and done!
Turundusjuht
Postitas: 13.12.2017
Kategooriad: Blogi | Konverentsikorraldus
