Soovitusi hübriidkonverentside planeerimiseks
Küsis Kadri Karu, ECB
Vastas Liis Käosaar, Publicon
Mis on hübriidkonverents ning mille poolest erineb hübriidkonverents näost-näkku konverentsist ja virtuaalüritusest? Mida peaks konverentsi formaadi valikul kaaluma?
- Erinevad inimesed näevad hübriidi ja selle sisu väga erinevalt. Tooksin võrdlusena t mõiste “leib” – eestlane ütleb, et see on must ja kandiline ent prantslane leiab, et see on valge ja piklik. Meie soovitus on kohe alguses oma nägemus korraldajatega läbi arutada.
- Publiconi tiimis usume, et hübriidformaat on tulnud, et jääda. Kuna selle ilminguid oli juba enne koroonat paista, on see asjade loomulik käik. Seega tasub tulevaste konverentside planeerimisel teatud hübriidelement läbi kaaluda ja algusest peale sisse arvestada.
Oleme kriisi ajal õppinud, et näost- näkku konverentsi virtuaalseks/hübriidseks muutmine ei tähenda lihtsalt planeeritud programmi läbiviimist online’is. Formaat “tuleme kokku ja vaatame koos telekat” ei paku osalejatele väärtust. Kuidas kavandada hübriidürituse programmi?
- Oluline on kohe planeerimise alguses analüüsida, mis on sündmuse eesmärk ja millised konverentsi osad on virtuaalselt teostatavad. Mõned elemendid võibki täielikult veebi viia, näiteks abstraktiraamatu (mis juba tuttavlikult on seal aastaid olnud), samuti postersessioonid.
- Hea on lisada videotele subtiitreid (live captions). See muudab üle interneti osalemise tõhusamaks, sest sõltuvalt asukohast ja internetiühendusest võib kõnelejat olla raske kuulda. Ideaalis võiks kirjalik tõlge olla teostatud inimeste, mitte tõlkeroboti poolt (see teeb hinna küll kallimaks).
- Lektoritele tasub võimaldada osaleda virtuaalselt või luua varuvariant virtuaalse osalusena. Soovitame ka valmistuda ootamatusteks – juhuks kui lnäiteks ektori lend lükati edasi, ta jäi haigeks, karantiini.
Kas mul on õigus kui ütlen, et hübriidürituse “võlu ja valu” on see, et reaalsuses tuleb korraldada paralleelselt 2 üritust – kohapealset ja virtuaalset? Kas need peaksid hübriidüritusel olema sama kaaluga?
- Hübriidüritusi on väga erinevaid, seetõttu on hea alguses paika panna, mis on ürituse eesmärk, millel on fookus, missugune on eelarve. Hübriidürituse virtuaalse osa puhul tuleb arvestada eelkõige osaleja vaatega pakkumaks maksimaalset konverentsielamust.
- Võimalik on korraldada ka üritus virtuaalselt ja kohapeal paralleelselt ehk mingitel juhtudel peavadki ettekandjad kaks loengut, ühe arvutis ette salvestatuna ja teise laval. See vabastab esineja filmimise pingest, ka vajadusest lisaks auditooriumile kaameratele keskenduda. Ühisosa tekiks sel juhul küsimuste-vastuste voorus.
- Korraldustiimi tuleks hübriidsündmust organiseerides kindlasti suurendad Kõik ürituse osad nõuavad enam tähelepanu ja mida rohkem elemente, seda suurem veaoht.
Kas hübriidürituse puhul on mingid tehnilised aspektid, mis erilist tähelepanu vajavad?
- Esmalt tulemused – mida tehniliste lahenduste abil saavutada soovitakse. Kui lahendus tundub kallis, ent vajalik, ei tasu seda kohe kõrvale heita. 4 kuud on IT-maailma jaoks pikk aeg, selle jooksul võib tulla uusi või soodsamaid lahendusi.
- Kõrgendatud tähelepanu tuleks pöörata sobivaima platvormi valimisele. Ideaalne platvorm on veebisõbralik ning annab võimaluse seadmeid vahetada. Ka sellega ei ole vaja kiirustada. See-eest on oluline varakult broneerida tehnikud, et garanteerida ürituse läbiviimiseks sobivaimata spetsialistide olemasolu.
- Tavakonverentsi esinejavahetused tunduvad ekraani vahendusel Moderaatoritel on hübriidsündmuse puhul palju olulisem roll üleminekute katmisel ja nende sõnavõtud võivad olla pikemad. Teine variant on järgmise esineja tutvustus kuvada ekraanile slaidina või salvestatud videona – nii on virtuaalis mulje loomulik. Kombineerides neid erinevaid lahendusi võib ekraanil olla järgmise esineja tutvustus, saalis aga avaline esinejavahetus.
Konverentside suur väärtus ja eesmärk seisneb osalejate omavahelises suhtluses. Kuidas osalejate suhtlus hübriidürituste puhul lahendada? Kas kohapeal osalejate ja virtuaalsete delegaatide omavahelist networkingut saab soodustada?
- Sidususe hoidmiseks on lihtsaid tehnilisi nippe, mis on olemuselt loogilised: näiteks iga päeva alguses digitaalne sisselogimine. Kõik osalejad täidavad oma virtuaalse profiili sõltumata sellest, kas nad on üritusel kohapeal või mitte. See loob võimalused võrgustumiseks.
- Panustada tasub sinna, kus virtuaalne element on juba niikuinii olemas – näiteks töötoad, kus on kuni 20 osalejat või sessioonid, mis sisaldavad tegevust personaalses arvutis.
- Otsustama peaks kas kõik saavad küsimusi esitada näo ja häälega (kallim ja tehnilisem) või kasutavad kõik osalejad digikanaleid. Viimane võrdsustab erinevate osalejate võimalusi ja annab moderaatorile tööriista küsimuste vooru juhtimiseks. Samas muudab näo ja häälega osalemine virtuaalse poole realistlikumaks ja annab osalejatele võimaluse omavahel suhelda ka sessioonide väliselt.
Virtuaalürituse läbiviimiseks vajaliku tehnika kulu on asendanud näost-näkku ürituse toitlustuskulu. Kas võime öelda, et hübriidformaat on kõige kallim, sest pakkuda tuleb mõlemat – nii ägedat tehnilist lahendust virtuaalpublikule, kui kohapealset elamust? Kuidas planeerida hübriidürituse eelarvet ja maandada finantsriske?
- Kuivõrd siin on kõrvuti 2 konverentsi, on kohapealsete riskide tekkimise tõenäosus suurem. Soovitame arvestada riskide maandamiseks raha eelarvesse algusest peale.
- Otsuste tegemise ajaplaani puhul tasub mõelda, millal on millegi tegemise, broneerimise, vms tagumine aeg, ning jätta ka ajaline puhver.
- Rahaliselt on kõige turvalisem arvestada kohe, et tuleb minna täiesti virtuaalseks. Sel juhul on teaduskonverentside puhul kombeks rakendada 30-40% odavamaid osalustasusid. Tasub luua alternatiivne eelarve, kus on virtuaalkonverentsi kulud võrdluses vastavalt vähenenud sissetulekubaasiga.
Hübriidürituste postersessioonid ja näitused – kuidas neid organiseerida kohapealsele ja virtuaalpublikule?
- Sponsornäitus nõuab üldjuhu kahte erinevat korraldust. Virtuaalne osaleja kipub eksponendi virtuaalsest stendist kergesti mööda libisema. Seetõttu tuleb sama raha eest luua eksponendile virtuaalseid väljundkanaleid, mida osaleja tarbima suunata. Samas, saab veebis pakkuda lugematu arvu paralleelseid sponsoreeritud loenguid.
- Posterid võivad veebis olla ägedamadki kui päriselus. Autoritel on võimalik lisada heli- ja videofaile, viia läbi hääletusi, küsitlusi, muutes postri interaktiivseks. Nii saab osaleda rohkem posteri autoreid, kes ei saa ise kohale tulla.
Kas tasub konverentsi salvestada ning teha pärast kättesaadavaks? On see lisatulu teenimise võimalus või vastupidi, võiks otsustada, et järelvaatamise võimalust üldse mitte anda?
- Statistiliselt vaatab 70% osalejatest üritust järele. See on hübriidi puhul väga oluline mõttekoht, sest nii ei saa kokkupuutepunkti kohapealsete ja virtuaalosalejate vahel tekkidagi. Seetõttu soovitame otseülekande ja salvestused muuta järelvaadatavaks alles pärast ürituse lõppu. Osalejatele oleks see tasuta, teistele umbes 15% osalustasu hinnast.
Lisainfo:
Publicon, www.publicon.ee
Turundusjuht
Postitas: 15.06.2021
Kategooriad: Blogi | Konverentsikorraldus
