Rahvusvaheliste konverentside korraldusõiguse taotlemise (bidding) programm

Rahvusvaheliste erialaseltside konverentside korraldus algab tihti konverentsiõiguse saamise eest võistlemises teiste riikide ja linnadega. Et aidata rohkem rahvusvahelisi konverentse Eestisse, on MKM, EAS ja Kredex Ühendasutuse Turismiosakond ning MTÜ Eesti Konverentsibüroo ühiselt välja töötanud uue „Konverentside korraldusõiguse taotlemise programmi”.

Programm on mõeldud isikutele ja organisatsioonidele, kes soovivad kutsuda oma valdkonna rahvusvahelise konverentsi Eestisse. Programmi tegevused on abiks rahvusvahelise konverentsi korraldusõiguse taotlemisel (ingl. k. bidding), selleks vajaliku korralduspakkumise tegemisel ning rahvusvahelise korralduskomitee tutvumisreisi võõrustamisel.

Programm sisaldab: 

• Korraldusõiguse taotlemiseks vajalike materjalide koostamine
  • pakkumisdokumentide koostamine, sisu ja kujundus; kirjalik- ja/või digimaterjal; tõlked
  • Eestis toimuva konverentsi ja Eestit tutvustavate videomaterjalide ja esitluste tootmine

• Eesti-poolse korraldusõiguse taotleja ühele esindajale võimaldatakse osalemine rahvusvahelisel konverentsil, et korraldusõiguse taotlus esitada ja/või seda kaitsta. EKB poolt kaetakse
  • konverentsi osalustasu
  • lennupiletid (economy class)
  • majutuskulu

• Taotletava konverentsi rahvusvahelise korralduskomitee kuni kolmele esindajale kohavaatluse (inglise k. site inspection) võõrustamine Eestis. EKB poolt kaetakse:
  • lennupiletid (economy class);
  • majutus,
  • kohavaatluse programm;
  • toitlustus

* MTÜ Eesti Konverentsibüroo katab  tegevustega seotud teenuste kulud otse teenusepakkujatele. Korraldusõiguse taotlust esitavale organisatsioonile/isikule rahalist abi ei anta.

Kriteeriumid taotletavale konverentsile:

• Rahvusvaheline konverents*, mille sisuline programm kestab vähemalt kaks järjestikust päeva
• Eestis kohapeal osalejate arv on vähemalt 120 välisdelegaati
• Konverentsi osalejad on vähemalt 3 välisriigist
• Konverentsi toimumine ei ole veel enne toetuse taotlemist Eestisse kinnitatud
• Konverentsi toimumise aeg ei ole hilisem kui 31. oktoober 2029

*Konverents on rahvusvahelise osavõtjaskonnaga teaduslik või erialane üritus ettekannete ja diskussioonidega valdkondlike teemade arutamiseks ning küsimuste lahendamiseks. Konverentsiks ei loeta koolitust, õppereisi, võistlust, messi, töökoosolekut, infopäeva või näitust.

Programmis osalemine: 

Programmis saavad osaleda isikud ja organisatsioonid, kes soovivad kutsuda oma valdkonna rahvusvahelise konverentsi Eestisse. Osalemissoovist teatamiseks tuleb täita Korraldusõiguse taotlemise veebivorm
Programmis osalemise soovist saab teada anda jooksvalt läbi aasta, sõltuvalt bidding pakkumise esitamise tähtajast. Osalemise soove võetakse vastu kuni programmi eelarve täitumiseni.

Kõik laekunud ankeedid vaadatakse EKB poolt  läbi ning vastatakse avalduse esitajale hiljemalt 14 päeva jooksul. Positiivse otsuse korral viiakse konverentsi korraldusõiguse saamiseks vajalikud tegevused läbi koostöös EKBga.

Lisateave ja nõustamine:

Külli Teimann, Turunduse projektijuht

Tel 50 62 229, kylli.teimann@ecb.ee