Rahvusvaheliste konverentside korraldusõiguse taotlemise (bidding) programm

Rahvusvaheliste erialaseltside konverentside korraldus algab tihti konverentsiõiguse saamise eest võistlemises teiste riikide ja linnadega. Et aidata rohkem rahvusvahelisi konverentse Eestisse, lansseerisime 2024.a. koostöös Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi ja Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutusega „Konverentside korraldusõiguse taotlemise programmi”. Programm on mõeldud isikutele ja organisatsioonidele, kes soovivad kutsuda oma valdkonna rahvusvahelise konverentsi Eestisse. Programmi tegevused on abiks rahvusvahelise konverentsi korraldusõiguse taotlemisel (ingl. k. bidding), korralduspakkumise tegemisel ning rahvusvahelise korralduskomitee tutvumisreisi kulude katmisel.

Programmis osalemine: 

• Programmi ootame osalema isikuid ja organisatsioone, kes soovivad kutsuda oma valdkonna rahvusvahelise konverentsi Eestisse.
• Osalemissoovist teatamiseks täitke palun Korraldusõiguse taotlemise veebivorm
• Programmis osalemise soovist saab teada anda jooksvalt läbi aasta, sõltuvalt bidding pakkumise esitamise tähtajast. Osalemise soove võetakse vastu kuni programmi eelarve täitumiseni.
• Kõik laekunud ankeedid vaadatakse EKB poolt  läbi ning vastatakse avalduse esitajale hiljemalt 14 päeva jooksul. Positiivse otsuse korral viiakse konverentsi korraldusõiguse saamiseks vajalikud tegevused läbi koostöös EKBga.

Programm raames kaetavad kulud: 

• Korraldusõiguse taotlemiseks vajalike materjalide koostamine
  • pakkumisdokumentide koostamine, sisu ja kujundus; kirjalik- ja/või digimaterjal; tõlked
  • Eestis toimuva konverentsi ja Eestit tutvustavate videomaterjalide ja esitluste tootmine

• Eesti-poolse korraldusõiguse taotleja ühele esindajale võimaldatakse osalemine rahvusvahelisel konverentsil, et korraldusõiguse taotlus esitada ja/või seda kaitsta. EKB poolt kaetakse
  • konverentsi osalustasu
  • lennupiletid (turistiklassis)
  • majutuskulu

• Taotletava konverentsi rahvusvahelise korralduskomitee kuni kolmele esindajale kohavaatluse (inglise k. site inspection) võõrustamine Eestis. EKB poolt kaetakse:
  • lennupiletid (turistiklassis);
  • majutus
  • kohavaatluse programm
  • toitlustus

* MTÜ Eesti Konverentsibüroo katab  tegevustega seotud teenuste kulud otse teenusepakkujatele. Korraldusõiguse taotlust esitavale organisatsioonile/isikule rahalist abi ei anta.

Kriteeriumid taotletavale konverentsile:

• Rahvusvaheline konverents*, mille sisuline programm kestab vähemalt kaks järjestikust päeva
• Eestis kohapeal osalejate arv on vähemalt 120 välisdelegaati
• Konverentsi osalejad on vähemalt 3 välisriigist
• Konverentsi toimumine ei ole veel enne toetuse taotlemist Eestisse kinnitatud
• Konverentsi toimumise aeg ei ole hilisem kui 31. oktoober 2029

*Konverents on rahvusvahelise osavõtjaskonnaga teaduslik või erialane üritus ettekannete ja diskussioonidega valdkondlike teemade arutamiseks ning küsimuste lahendamiseks. Konverentsiks ei loeta koolitust, õppereisi, võistlust, messi, töökoosolekut, infopäeva või näitust.

Lisateave ja nõustamine:

Külli Teimann, Turunduse projektijuht

Tel 50 62 229, kylli.teimann@ecb.ee