Üha kiiremini leviv trend on korraldada konverentse ja seminare võimalikult keskkonnasõbralikul moel, kasutades loodussäästlikumaid lahendusi ja mõeldes taaskasutusvõimalustele. Samas soovitakse, et keskkonnasäästlikud lahendused ei suurendaks konverentsi eelarvet. Kogusime siia kokku parimad lahendused ja nipid, millega konverentsid kestlikumaks muuta eelarvet miinusesse ajamata.
Paberivaba konverents
- Jälgi, et ürituse veebilehel oleks kogu aeg asjakohane info, võimalusel loo üritusele oma rakendus
- Konverentsi programm kujunda sellises formaadis, et see oleks nutitelefoniga lihtsalt jälgitav.
- Kogu konverentsi korraldamise jooksul tekita võimalikult vähe trükitud materjale – mõtle hoolikalt järele, kas on vaja midagi tingimata trükkida ja kui on, siis eelista taaskasutatud paberit.
- Kasuta elektroonilisi kanaleid kogu konverentsi turunduses ja osalejatega seotud suhtluses: elektroonilised kutsed, registreerimine, ürituse ettekannete slaidide jagamine, abstraktide kogumine, konverentsi programm, meeldetuletused, tagasisideküsitluse läbiviimine.
- Ära prindi materjale nö igaks juhuks, vaid saada materjalid emailiga ja palu, et iga soovija prindib endale ise. Materjalide paljundamisel prindi kindlasti lehe mõlemale poole.
- Ära levita trükiseid, vaid jaga sihtkoha infot elektrooniliselt. Abiks on Visit Estonia koduleht, Tallinna, Tartu, Pärnu turismiinfo kodulehed ja videomaterjalid.
- Posteriplakatite asemel võib kasutada elektroonilisi postereid
- Kutsu külastajaid üles võtma kaasa enda nimesilt / kaelapael.
- Kui paberi kasutamine on hädavajalik, telli teabematerjalid keskkonnasäästlikust trükikojast ja eelista taaskasutatud paberist-papist valmistatud tooteid (mappide, rinnasiltide jne valmistamiseks).
- Kui tegemist on iga-aastase sündmusega, siis jättes plakatile või bännerile lisamata sündmuse kuupäeva või lisades selle eemaldatava kleepsuga, saab samu infomaterjale kasutada ka järgnevatel kordadel.
Toimumiskoht / Konverentsiruumid
- Vali sellised toimumiskohad, mis järgivad keskkonnahoidlikke tegevuspõhimõtteid, sh energiasäästu, jäätmete kogumise ja taas käitlemise vallas. Rohelise võtme / Green Key programmiga liitunud sündmuskohad on toodud eraldi välja ka meie kodulehel Konverentsiruumide osas.
- Eelista ürituse korraldamiseks ruume, kus vajalik inventar nagu mööbel, tehnika jm. on juba kohapeal suures osas olemas, nii vähendame keskkonnamõju läbi CO2 jalajälje.
- Eelista päevavalgusega konverentsiruume.
- Korralda konverents logistiliselt mugavas asukohas, kuhu saab tulla jala, jalgrattaga või ühistranspordiga
- Võimalusel korralda sündmuse külalistele, osalejatele ja meeskonnaliikmetele ühistranspordi sooduspilet või tasuta sõitmise võimalus koostöös kohaliku omavalitsuse või transporditeenuse pakkujaga, et soodustada ühistranspordi kasutamist.
- Konverentsikeskuses ringiliikumise hõlbustamiseks kasuta elektroonilisi suunaviitasid.
- Konverentsi päevakava kuva elektrooniliselt konverentsikeskuse tabloodel ja ekraanidel.
- Jälgi, et oleks tagatud prügi liigiti sorteerimise võimalus.
Toitlustus
- Eelista kohalikke kodumaiseid ja hooajalisi toiduaineid
- Paku alati ka tasakaalustatud vegan- ja taimetoitu. Märgista see vastavalt
- Eelista pakendamata toitu, ära kasuta väikepakendeid (nt ühekordsed kohvikoor, suhkur jne)
- Kasuta korduskasutusega nõusid, mitte plastikust
- Ühekordsete paberist toidunimede sedelite asemel kasuta toidusiltide, bännerite jms tarvikute tootmiseks korduskasutatavaid materjale.
- Telli toitu võimalikult täpselt osalejate arvu järgi, et vähendada toidu ülejääki. Lepi toitlustusfirmaga kokku kõige hilisem võimalik osalejate arvu teatamise kuupäev, et saaks võtta arvesse võimalikult palju viimase hetke muudatusi osalejate arvus.
- Võimalusel korralda eelregistreerimine, mis aitab planeerida toidu kogust ja arvestada külastajate talumatustega. Toidu koguse prognoosi saab teha ka analüüsides varasemaid kogemusi (sama või sarnaste sündmuste korraldamisel, võttes arvesse oodatud osalejate hulka).
- Ülejääkide vähendamiseks võiksid portsjonid olla väiksemad (nt pooleks lõigatud võileivad). Ka magustoidu puhul pigem eelistada väiksemaid portsjoneid / kooke (et vältida seda, et pool kooki taldrikule alles jäetakse)
- Juhul, kui toitu jääb üle, siis paku külastajatele või meeskonnaliikmetele toitu kaasa (paludes neil tuua enda nõu või andes neile korduvkasutatavas pakendis) jälgides seejuures toiduohutuse nõudeid.
- Veepudelite asemel paku kannudest kraanivett või kasuta veeautomaate
- Pudelijooke paku vaid klaaspudelitest
- Kui veepudelid on hädavajalikud, siis arvesta et klaaspudel on keskkonnasäästlikum kui plastpudel
- Lepi enne kokku, kes annetab ülejäänud toidu, kas toitlustaja või korraldaja. Kui seadused võimaldavad, siis anneta söömata toit toiduabi andvale ühingule.
- Kui võimalik, ära kasuta laudlinu – säästame pesukulu ja seega keskkonda!
Ruumi- ja lauakaunistused
- Eelista looduslikke materjale, mida on toodud lähedalt ja mille korjamine ei ole loodusele koormav või erinevaid taaskasutusmaterjalidest lahendusi.
- Lilleseadete asemel eelista potitaimi – mõned lillepoed rendivad taimi ka välja
- Lauakaunistuseks sobivad ka toiduga seotud asjad – puuviljakorvid, leivakorvid jne
- Lauakaunistuste osas küsige kindlasti toitlustusfirmalt, kas neil on olemas varuks kaunistusi, mida saaks taaskasutada
Meened ja kingitused
- Eelista praktilise väärtusega kohalike (väike)ettevõtjate poolt valmistatud/ toodetud või söödavaid kingitusi või paku kingitustena alternatiivseid võimalusi keskkonda ja kogukonda tagasipanustamiseks (nt istutada külastaja nimel puu, teha annetus, osaleda talgutel).
- Väldi lisapakendit.
- Hea kingitus peaks kindlasti olema asjakohane, väärt kaasavõtmist – et ei tekiks olukorda, kus kingitused pärast konverentsi hotellituppa maha jäetakse.
- Meened võiks olla sellised, et neid ei pea eraldi pakendama – vähendab jäätmete hulka.
- Kasutada võib ka nutikaid praktilisi lahendusi – meene võib olla samal ajal ka osa konverentsiatribuutikast, nt konverentsi käepael.
- Mõtle kindlasti, kas ja kuidas on saajal võimalik kingitus koju viia – tänapäeval reisib üha rohkem inimesi ainult käsipagasiga, sellepärast oleks parem, kui kingitus ei oleks vedelik või nt suur moosipurk
- Alternatiivina kaalu ka heateokingituse või annetuse võimalust, nt säästev ja loodussõbralik kingitus Eesti loodusele on puude istutamine
Transport
- Kasuta võimalikult vähe transporti – vali jalutuskäigu kaugusel või ühistranspordiga ligipääsetavad asuvad toimumiskohad
- Võimaluse korral soodusta osalejaid ühistransporti kasutama – anna ürituse kodulehel selged juhised, millised ühistranspordiliinid viivad lennujaama, toimumiskohta, hotelli ja kust saab infot väljumisaegade ja piletihindade kohta
- Teavita osalejaid ürituse veebilehel või muudes infokanalites sellest, kuidas kasutada kõige keskkonnasõbralikumaid transpordilahendusi
- Transfeeribusside tellimisel arvesta võimalikult täpselt osalejate arvuga – väike rühm ei vaja suurt bussi
- Kui ühistranspordivõimalused on piiratud või külastaja seisukohalt ebamugavalt lahendatud, siis korralda eribussid või -rongid suuremate keskustega või olulisemate transpordisõlmedega (lennujaam, rongijaam, sadam).
- Kui autoga tulemine on vältimatu või see on enamiku külastajate eelistus, siis soovita autojagamist (tulla mitmekesi ühe autoga).
Esinejad-meelelahutus
- Kasuta kohalikke esinejaid ja artiste.
Konverentsi kott
- Nö vanadest aegadest säilinud komme, et konverentsiga peab kaasnema ka konverentsikott. Mõtle hoolikalt läbi, kas see on ikka hädavajalik. Kui on, siis eelista sellist kotti, mida saab osaleja kindlasti hiljem kasutada (nt nö riidest poekoti tüüpi), ära trüki peale hiigelsuurt konverentsilogo
- Paljud Eesti disainerid töötavad taaskasutusmaterjalidega – tasub uurida taaskasutusmaterjalidest kottide tegemise võimaluste kohta
Taaskasuta igal võimalusel
- Kogu pärast üritust kokku osalejate nimesildid ja kaelapaelad, et neid järgmistel üritustel taas kasutada
- Anneta ülejäänud meened – kingitused (nt koolidele)
- Uuri, kas ülejäänud toitu on võimalik annetada (nt Toidupangale)
- Võimaluse korral kujunda plakatid ja materjalid nii, et neid saaks kasutada ka järgmistel aastatel
- Kui võimalik, taaskasuta reklaambännereid või anneta need pärast üritust taaskasutusse
Lisamaterjalid
- Kestliku sündmuse korraldamise soovitused Visit Estonia-lt
- Keskkonnahoidlike sündmuste korraldamise juhend (Tartu linna, Tartu 2024 SA ja Acento poolt koostatud)
- Praktilised soovitused kestliku ürituse korraldamiseks (Tallinna Konverentsibüroo poolt koostatud)