Konverentsi taotlemine – mida silmas pidada?

Rahvusvahelise konverentsi korraldamine on suur töö, ent ka hea võimalus oma valdkonna edendamiseks. Kutsudes Eestisse oma eriala rahvusvahelise konverentsi, saab seeläbi tutvustada siinsete spetsialistide (teadus)tööd ja saavutusi kolleegidele üle maailma,
samuti suurendada isiklikku erialast tuntust, arendada oma rahvusvaheliste kontaktide võrgustikku ning tõsta siinsete teadlaste ja organisatsioonide mainet valdkonna rahvusvaheliste kompetentsikeskustena. Kui konverens nö. koju kätte tuleb, saab konverentsil osaleda tavaliselt  rohkem ka kohalikke spetsialiste ning see on hea võimalus motiveerida noori teadlasi.

Rahvusvahelise erialakonverentsi korraldamise esimeseks sammuks on vastava ettepaneku tegemine oma valdkonna katusorganisatsioonile ja tihti on vajalik korraldusõiguse ametlik taotlemine. Inglise keeles nimetatakse sellist protsessi terminiga “bidding”.
Sõltuvalt konkreetse rahvusvahelise organisatsiooni praktikast võib olla tegemist ka võistlevate pakkumiste esitamisega,  kus korraldamise õiguse eest võistlevad ehk “bidivad” mitu korraldusõiguse soovijat erinevatest riikidest/linnadest.

“Eesmärk pühitseb abinõu”
Kui korraldamise ja taotlemise soov on tekkinud, siis esmalt peaks määratlema enda huvid ja eesmärgid, miks konverentsi soovitakse Eestis läbi viia ja mida sellega tahetakse saavutada. Millist kasu võiks konverentsi Eestis toimumine tuua kogu valdkonnale ning korraldajatele, nii Eestis kui ka rahvusvahelisel tasandil? Eesmärgid seavad raamistiku konverentsi kogu kontseptsioonile, taotlusele ja võidu puhul ka hilisemale korraldustööle.

Kust minna liikvele?
Järgmise sammuna peaks ennast kurssi viima planeeritava konverentsi vajaduste ning taotlemise protseduuriga:

• Milline on võimalik toimumisaeg, esimene nö vaba aasta kui konverents saaks Eestis toimuda?
• Millised on konverentsi programme vajadused? Kas meil on vajalikud kompetentsid ja kontaktid sisuka programmi kokkupanekuks ning inimesed kes tahaksid programmi ettevalmistamisega töötada?
• Millised on konverentsi ruumide vajadused – millised võiksid olla konverentsi sessioonide ja muude ürituste toimumiskohad? Kui suuri ruume on vaja? Kas on vaja paralleelruume? Kas on vaja õhtuseid vastuvõtukohti?
• Milline on kohaliku korraldaja roll ja vastutus nii korraldus- ja ettevalmistustöös kui ka finantsiliselt?

Samuti peaks mõtlema, kes on need inimesed,  kes taotlemise ning hiljem korraldamisega võiksid tegeleda, millised kompetentsid neil on ning keda võiks veel partneritena kaasata.

Taotlemise protseduur
Rahvusvahelistel konverentsidel on tihti kirja pandud juhised konverentsi taustainfoga ning protseduurireeglid, mida konverentsi korraldusõiguse taotlemiseks tuleb teha, nn. “bidding guidelines”.  Need tuleb küsida kas organisatsiooni peakontorist või eelnevatelt korraldajatelt. Enamasti sisaldavad juhised:

• Konverentsi soovituslik toimumisaeg ja nö. esimene vaba aaasta, milleks saab taotlust esitada –tihti on toodud ära eelistatud kuu ning nädalapäevad,  vältides rahvusvahelisi ja kohalikke pühasid.
• Konverentsi vajadused – ruumid, tehnika, toitlustus, vaba aja üritused jne.
• Nõuded ja ootused taotlejale / kohalikule korraldajale
• Rahvusvahelise organisatsiooni ning kohaliku korraldaja vaheline rollijaotus, taotleja (finants)vastutus
• Nõuded pakkumise e. bid’i sisule – struktuur, mille järgi pakkumine peaks olema üles ehitatud, millist infot sisaldama
• Taotlemise protseduurireeglid – kellele, mis ajaks, mis vormis taotlus esitada
• Pakkumise täiendava esitlemise ning tutvumiskülastuse korraldamise vajadus, reeglid lobby tegemiseks
• Info otsustamisprotsessi kohta – kes ja kuidas teeb pakkumiste hulgast valiku

Taotlust koostades peaks silmas pidama, et kõik nõuetes soovitud info saaks esitatud ning pakkumine oleks esitatud tähtajaliselt. Eduka taotluse eelduseks on hea taustainfo ning lisaks juhistes toodule tasub küsida lisainfot, enamasti jagavad bidding protseduuri läbi viivad organisatsioonid infot üsna meelsasti.

Taotluste dokumentatsioon ei pruugi sisaldada infot näiteks rahvusvahelise organisatsiooni enda huvide ja strateegiliste eesmärkide, eelmiste konverentside kogemuste, delegaatide ja sponsorite ootuste jms. kohta. Eduka taotluse koostamiseks on selline taustainfo aga väga kasulik. Lisaks tasub alati võimalusel uurida, millised sihtkohad veel konkureerivad, et oma pakkumises paremini oma eristuvusi ja tugevusi rõhutada.

Tavapäraselt peab pakkumine sisaldama:

• Valdkonna tutvustus Eestis, taotluse motivaatorid
• Eelinfo taotleja kohta (meeskond, partnerid ja toetajad võimalusel)
• Põhjendused, miks konverents peaks toimuma Eestis
• Sihtkoha tutvustus ja transpordiühendused
• Konverentsi kontseptsioon ja sisuga seotud ettepanekud sh teema, programm, võtmeesinejad
• Pakutav toimumisaeg
• Konverentsiruumide kirjeldus
• Majutusvõimaluste kirjeldus
• Pidulike vastuvõttude ja vaba aja programmide ideed (kui need sisalduvad konverentsi programmis)
• Esialgne eelarve, sihtkoha ja taotleja poolne finantstugi (võimalusel)

Oma võimalusi tasub hinnata realistlikult, samas olla loov, pakkuda põnevaid ja uusi lahendusi, mis konverentsile sobiksid ning aitaksid rahvusvahelise organisatsiooni eesmärkide saavutamisele kaasa. Väga oluline on konverentsi sisuline ja programmiline osa, aga alahinnata ei maksa ka sihtkoha ning toimumiskoha (sh. vaba aja ürituste kohtade atraktiivsust). Delegaadid on tihti palju reisinud inimesed ning Eesti uudsus ja värskus on toonud paljudele taotlustele edu.
NB! Oluline on teada ka sihtkoha valiku otsustusprotsessi! Taotlusdokumentatsioon, pakutava presentatsioon ja lobbytegevused tuleks planeerida vastavalt sellele kes ja kuidas otsustab.

Abimehed taotlemisel
Eesti Konverentsibüroo, Tallinna ja Tartu Konverentsibürood ning konverentsikorraldusfirmad aitavad juba analüüsimise ja planeerimise etapis konverentsi organiseerimisega seotud detaile läbi mõelda ning ka korraldusõiguse taotlust kokku panna. Taotluse põhjendused, konverentsi sisulised eesmärgid ja programmi tutvustav osa on vajalikud kutsuja poolt, aga konverentsibürood ja korraldusfirmad (PCO’d) saavad omalt poolt aidata sihtkohta, transpordiühendusie toimumiskohti, majutust, tuure jm logistikat puudutava infoga. Samuti saab abi Eestit tutvustava pildi- ja videomaterjaliga.

Konverentsibüroode tasuta abi taotlejatele hõlmab:

• Konverentsi vajaduste analüüs ja erapooletu nõustamine. Konverentsibürood aitavad läbi mõelda,  kas konverentsi saab Eestis korraldada ning läbi analüüsida taotluse tugevused ja nõrkused.
• Ruumide, majutuse, vaba aja programmide ja ekskursioonide info. Konverentsibüroo aitab soovi korral välja pakkuda ideid.
• Abi sobivate teenusepakkujate leidmisel ja hinnapakkumiste küsimisel.
• Nõustamine toetajate leidmisel ja abi toetuskirjade hankimisel
• Abi taotlusdokumentide koostamisel
• Tutvustava presentatsiooni koostamine ja vajadusel tugi taotlejale selle esitlemisel. Atraktiivne presentatsioon ja tugev lobby aitavad tugevale taotlusdokumentatsioonile kaasa.
• Eestit/Tallinnat/Tartut tutvustavad turundusmaterjalid
• Tutvumiskülastuste korraldamine
• Abi teavitusel – kalender, uudised

Mõttekas on pöörduda konverentsibüroo poole kohe taotlemise alguses, nii on neist kõige rohkem kasu.

Lisaks eelnevale on konverentsibüroodel infot teiste sarnaste taotluste ja korralduskogemuste kohta,  mis võivad marjaks ära kuluda. Samuti on  konverentsibürood kontaktis teiste konverentsibüroode ja teenusepakkujatega välismaal ning see hõlbustab taustainfo hankimist konverentsi kohta.  Kõike seda tasub ära kasutada, et panna kokku edukas taotlus.

Edukas taotlus
Väga suur kaalukeel on taotleja pühendumusel ja tema tuntus erialaorganisatsioonis. Olles rahvusvahelisel areenil aktiivne ja nähtav,  on ka suurem shanss, et pakkumist saadab edu. Taotleja erialane ja sisuline panus, meeskonna kompetentsid, kogemused ning programmi atraktiivus aitavad positiivse otsuse saamisele kaasa. Sugugi vähetähtis ei ole ka “poliitika” – taotluse vastavus rahvusvahelise organisatsiooni enda eesmärkidele, pakutava sihtkoha sobivus konverentsi roteerumismustriga.
Elementaarseks on taotluse vastavus tingimustele sh. pakutud toimumiskohtade sobivus ning tasakaalus, hea hinna-kvaliteedi suhtega eelarve. Viimane on tihti Eesti taotluste üheks oluliseks tugevuseks. Kuna konverentside eelarved on tihti pingelised, siis kui juba taotlemise protsessis suudetakse demonstreerida toetajate ja sponsorite olemasolu, võib sellega samuti hulga plusspunkte teenida.
Konverentsi eelarve kõrval on pakkumiste hindamisel tavaliselt oluline ka hotellide tase ja hinnad, sest see on aspekt,  mida delegaadid vaatavad osalemisotsuse tegemisel. Liiga kallid hotellitoad võivad ohtu seada osalejate arvu eesmärkide saavutamise ning koneverentsi eelarve. Just delegaatide, aga ka sponsorite seisukohalt on tähtis on ka pakutava sihtkoha atraktiivsus, uudsus ning head transpordiühendused.

Taotlus peaks olema aus ja läbipaistev ning unikaalsed müügiargumendid hästi välja toodud. Peaks tundma oma tugevusi ja nõrkusi ning võimalusel püüda nõrkused tugevusteks muuta. Koostöö erinevate partneritega jätab taotluses samuti hea mulje. Arvestama peab ka, et kõike lubatut tuleb hiljem täita.

Kui peaks juhtuma, et esimesel korral taotlemine ei õnnestu, siis tasub analüüsida ebaõnnestumise põhjuseid ja proovida uuesti! Pool tööd on ju juba tehtud 

Edukaid taotlusi ja edukaid konverentse!

Sulle võib veel huvi pakkuda:

26.08.2021

Teaduste akadeemia saab järgmisel aastal rahvusvahelise teadusnõukoja eesistujaks

15.06.2021

Soovitusi hübriidkonverentside planeerimiseks

19.01.2021

OSALE 20.01 VEEBINARIL “Virtuaal- ja hübriidürituste korraldamisest teadus- ja erialakonverentsidele”